CASO 1: UPS

CASO 1: Universidad Politécnica Salesiana del Ecuador (UPS)

http://www.ups.edu.ec/

El portal de la UPS se plantea como un espacio donde se gestiona tanto la comunicación interna, vehiculando la información operativa para la organización, como la externa de la universidad. Tiene una parte PÚBLICA accesible para todos los usuarios, y una parte PRIVADA, exclusiva para los miembros de la comunidad universitaria. En el portal se propone facilitar el trabajo cotidiano de los trabajadores como la vida universitaria de estudiantes y docentes que realizan en este espacio muchos de los procesos de los cuales son responsables directos.

1. INFORMACIÓN: (COMUNICACIÓN)

En el portal de la UPS se identifican las siguientes tipologías de contenidos:

  • Operativos: este tipo de contenido se encuentra en distintas secciones del portal. A partir de las noticias, eventos y destacados que muestran publicaciones que visibilizan información operativa con respecto a inscripciones, formas de titulación, la aplicación de nuevas normas o simplemente la información logística de como poder participar a un evento u otra actividad organizada por la universidad. Además, se encuentran secciones específicas accesibles desde el home page que visibilizan y dan importancia a información operativa clave tanto para públicos internos como externos. Es el caso de la sección ADMISIONES, dedicada completamente a los aspirantes que encuentran la información necesaria para poder ingresar a la universidad. La columna derecha del home de ACCESOS DIRECTOS se dirige principalmente a visibilizar la información operativa o herramientas de gestión. Los contenidos son relativamente fáciles de ubicar gracias a un MAPA del SITIO y al menú horizontal desplegable que muestran las opciones que contiene cada sección antes del click.
  • Noticiosos e informativos: Las secciones NOTICIAS, EVENTOS y DESTACADOS, tienen un espacio central en el portal de la UPS, ocupando casi la totalidad del home page con sus interfaces llamativas y dinámicas (destacados). Cada interfaz ofrece información actual y de enganche para que el usuario acceda a la página donde se encuentra la totalidad del contenido. Los EVENTOS lo hacen con un titular evidenciando la fecha del acontecimiento, las NOTICIAS con un titular, un lead y una foto por las tres últimas noticias y solo el titular para las 5 que siguen. En ambos casos, al final del listado, existe un acceso evidente a la sección con todos los eventos y noticias. Los destacados se suceden de forma dinámica y automática según un tiempo que permite la visualización y un eventual click para acceder al contenido. Esta interfaz visibiliza la información más relevante. Todos los contenidos de estas tres secciones están actualizados y pretenden comunicar la actividad que realiza la universidad cotidianamente. En las noticias, por ejemplo, se muestran sus momentos institucionales, el trabajo de los docentes y los logros de sus estudiantes. Con un click desde el home se accede al texto con fotografías (de 1 a 3). La información noticiosa es totalmente de carácter institucional y pretende generar una imagen positiva frente a la sociedad manteniéndola actualizada sobre su actividad. El portal ofrece links a los portales de las revistas científicas de la institución donde se encuentran publicados todo los artículos.
  • Culturales: El portal presenta el logo de la institución en la parte que según los estudios de Jakob Nielsen[1] concentra la primera y mayor atención del usuario al momento de leer en pantalla. Siguiendo el patrón F de Nielsen, más abajo encontramos la sección LA UPS con la información que identifica la universidad: misión, visión, historia, normativa, transparencia, etc. Además, parte del contenido noticioso muestra actividad cotidiana de la universidad, eventos internos y de cohesión todos enmarcados según los valores institucionales salesianos que son visibles y conscientemente comunicados a través del portal. La sección de historia de los salesianos en la sección LA UPS, cuenta los orígenes de la congregación de la cual nace la universidad, de su obra y los valores sobre los cuales se basa la cultura organizacional.

2. PROCESOS: (GESTIÓN)

  • Correo: El portal ofrece un acceso al correo institucional. El acceso es único para todo perfil de usuario y deja entender que se trata de un sistema de correo internos con dominio de la institución.
  • AVAC: Se trata de Ambientes Virtuales de Aprendizaje Cooperativo, aulas virtuales por cada materia que complementa la actividad presencial que realizan los estudiantes de la universidad. Desde el menú horizontal central del home page se puede ingresar a las aulas virtuales según el perfil de usuario.
  • Parte interna: El portal cumple funciones de Intranet y Extranet, siendo la misma plataforma que permite la gestión de la comunicación interna y externa de la institución en la web. Cada miembro de la universidad tiene una propia cuenta de usuario desde las cuales realiza diferentes actividades como la revisión de notas, la evaluación docente, el proceso de matriculación, accesos a aplicaciones, etc.
  • Biblioteca: El portal tiene un enlace a la biblioteca virtual de la universidad asi como ofrece accesos a diferentes BIBLIOTECAS VIRTUALES para sus usuarios, ganando el reconocimiento como principal puerta de acceso a estas bibliotecas en todo el Ecuador.
  • Repositorio: El portal ofrece el acceso al repositorio DSpace de la UPS, donde se encuentran las tesis, los artículos científicos y los principales trabajos de la comunidad universitaria.
  • Cursos: Existe una sección que ofrece información acerca de los próximos cursos a realizarse en la universidad con la posibilidad de realizar la inscripción y pre-matriculación online.
  • Matriculas online: En el portal existe información acerca del proceso de matriculación online para los estudiantes de grado. El proceso es obligatorio y se realiza únicamente a través del portal.
  • Búsquedas: Existen diferentes “buscadores” propios de la plataforma en función de la sección específica: noticias, eventos, buscador general (home page), graduados, etc.
  • Directorios: En el portal, existe un DIRECTORIO DE CONTACTOS. En la SECCIÓN VIDA UNIVERSITARIA existe un directorio de graduados, así como en la página de cada carrera de grado existe información acerca de la planta docente con un contacto e-mail.
  • Quipux: En el home page existe un acceso al sistema de gestión de la información QUIPUX, muy usado en el país.
  • Formularios y Fichas de registro: Existen en el portal diferentes formularios que deben ser llenado en función del proceso específico: cursos, inscripciones, proceso de admisión, eventos varios, ficha socio-económica, etc.
  • Accesos a sistemas y aplicaciones: En distintas páginas del portal existe accesos a sistemas de gestión o aplicaciones y programas que el usuario puede usar en función de su perfil. Algunos son abiertos al público, como en el caso de METEREOLOGIA CUENCA GIE, que ofrece libremente datos meteorológicos de la ciudad de Cuenca. También, en la sección INVESTIGACIÓN, ¿Cómo hacer investigación? Existe el acceso al sistema de gestión de proyecto de investigación.

3. PERSONAS: (ESPACIOS DE INTERACCIÓN)

Este aspecto particular de la triada básica se analiza en base a las funciones principales que un portal corporativo puede desarrollar en términos de espacio de interacción entre la organización y sus públicos, entre los mismos públicos y de la organización con el entorno. También, se consideran contenidos de tipo operativo que permiten mejorar la comunicación a través de otros canales y herramientas como en el caso del directorio de los números de teléfono y, sobre todo, el e-mail. En estos términos, y en línea con cuanto ya expresado en los puntos 1-INFORMACIÓN y 2–PROCESOS, se realizan consideraciones acerca de la accesibilidad y usabilidad del portal.

  • Portal como canal de comunicación: La UPS utiliza su portal para difundir información de interés a los miembros de su comunidad y al público en general. Mantiene actualizadas sus noticias con el objetivo de mantenerlos “al tanto” de lo que hace, así como usa el portal para informar acerca de procesos y actividades institucionales. Es el caso del proceso de admisión y matriculas que basan su comunicación y realización en el mismo portal web: es ahí donde se informa, se explica y se realiza el proceso ingresando a la cuenta personal en la zona privada. También, desde el portal se puede acceder a los perfiles oficiales de la UPS en Facebook y Twitter que replican los principales contenidos del portal y proponen actividades de participación como votaciones por e cuaderno universitario.
  • Canal de contacto con públicos internos: el portal se propone no solo como canal de comunicación con el exterior, sino que es usado como canal de contacto entre la universidad y sus públicos internos. La información noticiosa es rica de datos que permiten ubicar “las personas” que hacen la institución, y se preocupa de mostrar acontecimientos que conciernen la vida institucional de la UPS con sus protagonistas. Las noticias están enlazadas con Facebook y Twitter donde se encuentran más imágenes de los protagonistas universitarios. También, se nota que el portal, sobre todo en su trabajo “operativo”, se dirige principalmente a estudiantes, docentes y administrativos. Cursos, Resultados de exámenes, Elecciones estudiantiles y de representantes de los trabajadores son el pan cotidiano del portal. También, el carácter nacional de la institución que tiene 3 sedes en todo el país, hace del portal una importante herramienta de directorio utilizada para identificar y ubicar los actores institucionales.  Se evidencia una sección dedicada a los graduados con un directorio e información específica. El portal es concebido como puerta de acceso de sus públicos internos a la universidad y de relación con la institución, pero no se estimula la participación entre los miembros de la comunidad. Este tipo de relación de desarrolla en las redes sociales oficiales.
  • Contacto con públicos externos: A parte de los directorios parciales, se nota el esfuerzo de proponer un canal de contacto en todo tipo de evento, ofreciendo diferentes formas de contacto que van del solo e-mail, al número de teléfono, páginas personales de docentes e investigadores o ficha de registro e inscripción. Por ejemplo, en cada carrera ofertada se encuentra el contacto e-mail del director y de todos los docentes, además de los datos contactos de sus principales autoridades y en su respectiva sección. También, ofrece algunas secciones de ENLACES DE INTERÉS universidades relacionadas, obras salesianas, organismos de gobierno, portales de becas, etc. De la misma manera el portal ofrece la posibilidad de visitar algunos de los otros espacios vinculados a la institución, como el portal de las Revista Académicas, Centros y de investigación, etc. De hecho, de los 4 portales ecuatorianos analizados, es el que ofrece más opciones de enlaces a portales externos. Finalmente, existen espacios donde las imágenes son predominantes y quieren presentar los actores institucionales, como en las carreras de grado con las fotos de los estudiantes o los Grupos ASU que realizan actividades extracurriculares.

[1] NIELSEN, Jakob. (2006). F-Shape Pattern for Reading Web Content. Recuperado el 21 de noviembre de 2013 en http://www.useit.com/alertbox/reading_pattern.html.

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